データベースの管理 仕事も生活もよりシンプルに
データベース管理システムは、お使いの Windows PC、Mac、またはモバイルデバイス用のソフトウェアツールで、仕事で、会社で、日常生活での整理整頓に役立ちます。
データベースの管理
データベース管理システムを使用すれば、あらゆるタイプの情報を整理することができます。たとえば、
- 人 ― 顧客、従業員、生徒、住宅所有者組合、ハイキングクラブなど
- プロジェクト ― スタッフ評価、新製品紹介、オフィス改修、車の保守など
- 資産 ― 在庫品、ワインコレクションなど
- 画像 ― 製品の写真、スキャンした図面、ビデオなど
データベース管理システムに保管できる情報の形式は、テキスト、写真、PDF ファイル、音声ファイル、イラストレーションと幅広く、ほとんどすべての情報をコンピューターに保管しておくことができます。
データベース管理ソフトウェアがスプレッドシートと異なる点は？
データベース管理ソフトウェアとスプレッドシートは似ているように見えるかもしれませんが、決定的な違いがあります。
スプレッドシートは複雑な数値計算が得意ですが、データベース管理ソフトウェアにその機能はありません。スプレッドシートの場合、利率などの数値を変更して、他の数値への影響を調べることができます。これは素晴らしい機能です。ところがなかにはスプレッドシートを誤ってデータベース管理システムとして利用し、プロジェクトのスケジュール、在庫リスト、連絡先情報などのリストを保管している人がいます。
質問に答え、問題を解決します。 データベース管理システムでは、次のような質問を出すことができます。「カリフォルニア在住で、3 か月以上注文していない顧客は？」「ゲーム A を注文してゲーム B を注文していない顧客は？」「キャッスルウッドパークへのハイキングのリーダーは？」「4 年生と 5 年生の成績の類似点と相違点は？」
関係のあるデータをリンクさせます。 たとえば、あなたが経営するフィットネスクラブに、属するタイプが異なる会員が在籍しているとします。各会員の月謝をスプレッドシートで管理している場合、月謝が変更になるといつも手作業で金額を更新しなければなりません。データベース管理システムなら、メンバー名と会員タイプを保管する 1 つのテーブルを作成し、会員タイプに料金をリンクさせる別のテーブルにリンクさせることができます。そうすれば、1 か所だけで料金を変更して、作業は終わります。これを、リレーショナルデータベースと呼びます。
データを異なる方法で表示します。 データベース管理システムでは、リスト、テーブル、または紙のフォームに似せた美しいフォームで、データを表示することができます。
Web 上や他社のデータベースにある情報にリンクします。 たとえばデータベースに出荷番号のフィールドがある場合、配送業者の Web サイトからリアルタイムの出荷状況を表示することができます。
他の人とデータを共有します。 自分のデータを、組織内の人々や顧客、ビジネスパートナーと共有することができます。その 1 つに、Web データベースを作成する方法があります。
データベース管理システムの使い方
データベース管理システムを使用するには、次の 3 つの基本的な手順があります。
- データベースを作成します。どのデータベース管理システムでも、ゼロからデータベースの作成を始めることができます。簡単に使えるデータベースでは、テンプレートや既存のスプレッドシートから始めることができます。一部の Mac データベースでは、iCal のタスクやイベント、アドレスブックから始めることもできます。
- データの入力と表示を行う画面フォームをデザインします。
- データベース管理システムを利用して、情報の保管、情報に関する質問、レポートや郵送ラベルの作成、Ｅメールの送信など、さまざまな作業を行います。
データベース管理システムを使用するために必要な知識は？
初期のデータベース管理システムでは、セットアップに専門知識が必要でした。現在では、まったく初めてでもデータベースを簡単に使えるデータベース管理システムがあります。仕事や日常生活での、ほとんどすべてのプロジェクトに役立つデータベース管理システムは、細かな情報の管理に割く時間を減らし、ビジネスの管理にかける時間を増やしてくれます。
