アカウントを使用して、保護されたファイルを開くユーザを認証します。各アカウントにはアカウント名を指定し、通常はパスワードも指定します。有効なアカウント情報を指定することができないユーザは、保護されたファイルを開くことはできません。
ファイルにアクセスする各ユーザに対してアカウントを作成したり、複数のユーザで共有する少数のアカウント（「マーケティング部」や「営業部」などのアカウント）を作成したりすることができます。
FileMaker Server でファイルをホストする場合は、Apple OpenDirectory や Windows ドメインなどの認証サーバーから認証情報を取得する外部サーバーアカウントを作成することができます。これにより、ファイルサーバーなどの他のネットワークリソースへのアクセスを管理するために運用されている、一元管理されたユーザディレクトリを使用することが可能になります。詳細については、
外部サーバーで認証するアカウントの作成を参照してください。
アクセス権セットを使用して、データベースファイルへのアクセスレベルを指定します。アクセス権セットを作成する際には、提供されているさまざまなオプションを利用して、表示可能な
レイアウトや利用可能なメニュー、印刷が許可されているかどうかなどのデータベースアクセスを制限することができます。また、アクセス権セットを使用して、ファイル内の特定の
テーブル、
レコード、または
フィールドへのアクセスを制限することもできます。各アカウントには１つのアクセス権セットが割り当てられ、これによって、ユーザがそのアカウントを使用してファイルを開いたときのアクセスのレベルが決まります。
アクセス権セットは、ファイルに対して許可するアクセスのタイプを定義するために必要な数だけ作成することができます。各データベースファイルには、一般的なタイプのアクセスレベルに対して、あらかじめ定義されたアクセス権セットが含まれています。
拡張アクセス権は、特定のアクセス権セットで許可されるデータ共有オプションを決定します。たとえば、あるアクセス権セットでユーザに共有ファイルを開くことを許可するか、それともデータベースを
Web ブラウザで表示することを許可するかなどです。
次の表は、利用できるデフォルトの拡張アクセス権を示します （FileMaker や他社の開発者によって、FileMaker Pro や FileMaker Server と連携動作するよう設計された他のソフトウェア製品へのアクセスを管理する追加の拡張アクセス権が定義されている場合があります）。
ユーザがこれらのいずれかの方法で保護されたファイルにアクセスしようとすると、アカウント情報を入力する画面が表示されます。指定したアカウントのアクセス権セットで、ユーザが要求している拡張アクセス権のタイプが許可されていない場合は、その方法ではファイルにアクセスできないことを示すエラーが表示されます。