サム・ロウ・ウェルスマネジメントの IT ディレクター、マーティン・ノウリン氏は、新しい Bento 4 を使ってあらゆるクライアント情報を記録し、実質的にすべてを整理。

生命保険と投資を扱う仕事では、データが何より重要です。サム・ロウ・ウェルスマネジメントでは、外交員が膨大な量の情報を集めて整理し、クライアントが最高のポリシーと投資を見つけられるよう支援しています。そしてこの会社ではそのすべてに、Bento 4 を利用しています。

「Bento を使って、あらゆるクライアント情報を記録する非常に高度なデータベースを作成できました。とてつもない時間の節約になっていると同時に、オフィスから書類の山がほとんど消えました。私たちは実質的にすべてを Bento で整理しています」と、サム・ロウの IT ディレクター、マーティン・ノウリン氏は話しています。

整理整頓が必要

テキサス州ラボックを本拠地とするサム・ロウは、外部クライアントの生命保険ポリシーおよび投資アカウントを管理しています。この会社はまた、不動産や投資財産の個人プロジェクトからテキサス工科大学の慈善募金プロジェクトまで、幅広いプロジェクトの管理も手掛けています。仕事の量は多く、整理すべきものはたくさんあります。ノウリン氏は次のように説明してくれました。「1 日のうちにちがう種類のことをいくつもやっています。クライアントの生命保険契約の相談に乗ったあと、事業に新たな 401k ソリューションを必要とする企業向けのマーケティングキャンペーンに取り組むこともあります。」

そのため、この会社のチームには多種多様なワークフローの合理化に役立つ、カスタマイズ可能なデータベースアプリケーションが必要でした。「オフィス全体を Mac に切り替え、同時に Bento のことを知りました。それは私たちにとって完璧なソリューションでした。セットアップが簡単で、使いやすいうえに、オフィスでも外出先でもすべてのことを処理できる柔軟性も備えているからです。」

高性能の Bento データベース

ノウリン氏とサム・ロウのチームは、強力なクライアントデータベースを構築しました。そのライブラリは、顧客の保険と投資ポートフォリオを記録し、外交員のメモを保管します。「この業界では事例メモがとても大切です。クライアントとのすべての打ち合わせ、すべてのＥメールのやりとりについて、広範囲にわたる文書を保存しておく必要があります。外交員はクライアントとの打ち合わせの後、iPhone に音声メモを録音でき、その録音は該当するクライアントのレコードに保管されます。Ｅメールのやりとりも文書ファイルも、すべて Bento に記録しておくことができます。打ち合わせ中に、それらのファイルを一瞬で取りだすこともできます。それは私たちにとってかけがえのないものです。」

チームは、iCal の To Do 項目も、クライアントレコードにリンクしています。これは Bento 4 の新機能です。「誰かがクライアントと打ち合わせをして、完了しなければならないタスクのリストがあるとき、To Do 項目をレコードに追加でき、それは iCal に入ります」と、ノウリン氏は話します。「その機能を常に利用します。クライアントレコードを表示すると、そこにタスクが見え、iCal および AppleMail と統合されて、アラートやリマインダーを送信してくれます。そして私たちはオフィスにいても外出先でも、iPhone や iPad を使ってこの情報すべてを利用することができます。」

プリントも簡単

サム・ロウのチームは Bento 4 を使って、レコードから宛名ラベルを直接プリントすることもできます。「封筒に貼るラベルをプリントしたいときには、ただクライアントのグループを選び、［ラベルのプリント］ボタンを押して、使用するラベルのタイプを選択するだけの簡単さです。別のプログラムでラベルを作る必要がなく、直接の操作で終わります。」

Bento 4 はサム・ロウのオフィスの中心になっています。タスクの始めから終わりまでを手助けしてくれる、組織のハブです。「私たちの会社では、みんな『Bento に入れよう』という言葉が大好きです。私たちはあらゆることに Bento を使っています。Bento は私たちのビジネスの中心で、絶対になくてはならないものですね」と、ノウリン氏は語りました。