整理の法則

自営業は複雑な仕事です。自分ひとりで、経営者として、マーケティング担当者として、会計士として、疲れ知らずの社員として働くことを期待されます。これに夫として、また父親としての責任が加われば、誰でもクタクタに疲れ果ててしまうのは当然でしょう。弁護士のアンドリュー・タイタス氏が Bento 2 を使って、仕事から家庭生活までほとんどすべての情報を整理しているのは、そのためです。

シンプルで効果的な整理用ツール

自営業は複雑な仕事です。自分ひとりで経営者として、マーケティング担当者として、会計士として、疲れ知らずの社員として働くことを期待されます。これに夫として、また父親としての責任が加われば、誰でもクタクタに疲れ果ててしまうのは当然でしょう。弁護士のアンドリュー・タイタス氏が Bento 2 を使って、仕事から家庭生活までほとんどすべての情報を整理しているのは、そのためです。

「Bento でソリューションを作るのはとても簡単で、生活のほとんどすべての面で使う事ができます。職場でも家庭でも、想像できるほとんど何にでも使える、完璧な整理用ツールと言えるでしょう。」

こう語るタイタス氏はミシガン州ブリッジポートに家族法や取り立て、民法を扱う弁護士事務所を開いています。「小さい事務所で、私の他にはアシスタントが１人いるだけです。２人ですべての仕事をこなすので、いつも忙しくしています。」山積みの仕事を前に、タイタス氏にはすべての経過を追える方法が必要でした。彼は、以前にデータベース作成の仕事をしていたことがあり、自分の小さな事務所でも、高性能の整理用ツールを使えることはわかっていました。しかしそれは使いやすく高速のものでなければならない、と考えていました。「Bento を知った時、試してみるべきだとすぐ思ったのです。」

会計から訴訟、そして授業まで、Bento がすべてを記録

タイタス氏は早速 Bento の試用版をダウンロードし、事務所の小切手帳記録簿をセットアップしました。そこから、状況は急速に進展します。「小切手帳記録簿のセットアップは 2、3 分で済んでしまいました。その後、幅広いさまざまな情報のデータベースを作り始め、単一用途のプログラム何本かを Bento ひとつに置き換えることができました。Bento は、実にすばやくソリューションを作成できるところが優れています。テンプレートがスタート地点として大いに役立ち、とても簡単にカスタマイズできるので、ほんの数分で多彩なソリューションを作ることができます。」

まず、訴訟、信託勘定、マイレッジを記録するデータベースを作り、さらに請求書の作成と毎日使う法的書類の管理を行うデータベースも作りました。「弁護士はたくさんの書類を扱います。それぞれの記入方法や使用上の注意をどう記録しておくかは、大きな問題です。これまではいくつものアプリケーションや PDF の寄せ集めを使ってきました」と話すタイタス氏は、今では Bento 2 を使ってそのすべてを記録しています。「私の書類にリンクし、関連事項が全て含まれた、Bento ライブラリを作成しました。それによって、書類を瞬時に検索できるようになり、書類とその関連事項が 1 つの画面に表示されるので、いちいち探す手間が省けます。100 を超える書類がありますが、Bento のおかげで、その利用は驚くほど簡単になりました。」

タイタス氏は法律事務所を経営するかたわら、夕方に開催されている成人用教育プログラムで作文、算数、地理も教えています。授業を管理するための Bento 2 データベースも作成し、次のように説明しました。「そのデータベースには 4 つのレイアウトとフォームがあって、生徒の個人データ、成績に関するメモ、出席、テストの点数が入っています。また、宿題である、全ての PDF へのリンクも管理しています。」

彼は、新しいデータベースによって時間を節約できただけでなく、授業も改善することができました。「フォームはプロの見栄えで、使いやすく、すぐに始められます。ユニバーサル検索は、時間を節約できるうえに、すばらしく便利です。生徒はある特定の宿題について質問してくるからです。その宿題をわざわざ探さなくても、関連する情報を入力するだけで、求めているものが即座に出てきます。」

保存し、関連付け、見つけることが簡単

タイタス氏は Bento 2 を使って、仕事と授業に関連するすべての文書を記録しています。「Bento のデータベースは基本的にはファイルのリストと同じで、どのデータベースにもフィールドを自由に追加することができます。だからワード文書でも PDF でも、とにかくどんな文書でも Bento のデータベースから整理とアクセスが可能です。ただ該当する文書をクリックするだけで、ファインダーに表示されます。私にとっては一番便利な機能で、いつも使っていますよ。」

Bento 2 では、マウスを数クリックするだけであらゆる情報を結び付けることができます。「左側にソースリストがあるので、異なった種類のたくさんの情報の間を簡単にジャンプできます。アドレスブックに iCal、小切手帳にマイレージ、車の保守情報に授業の情報、法的な書類などがあります。クリックすればすぐに好きな情報を追加したり参照したり、まったく別のデータにすばやくジャンプしたりできます。ほかのソフトウェアではそうはいきません。」

Bento 2 の新機能である分割表示でフォームとテーブルを同じウィンドウに表示できるようになったため、タイタス氏はさらに別の方法でデータを確認できるようになりました。「一部のデータベースでは分割画面をデフォルトとして使用しています。そうすれば検索機能を使わなくても、レコードから別のレコードへとすぐジャンプできます。Bento が同じ画面上で、データベースとスプレッドシートの両方の役割を果たしてくれることになります。」

子どもでも使える簡単さ

Bento 2 は、タイタス氏の仕事にとって欠くことのできないツールになっているばかりか、家庭でも活躍しています。「私は Bento を使って 8 歳の娘にコンピュータのことを教えています。娘はこれまで家にある Mac を、ゲームとビデオと音楽のために使っていました。私が 2 つの異なるライブラリの作り方を教えたので、今ではコンピュータの使い方を覚えたり、実用的な目的でソフトウェアを作る方法を学んだりできます。」

タイタス氏は、娘が友達の電話番号を入れたシンプルなデータベースと彼女の本のリストを記録するデータベースを作るのを手助けしました。「娘はその後、自分ひとりで、わずか 2、3 分の間に別のデータベースを作ってしまいました。ダンス教室で覚えた内容を記録しておくためのデータベースです。Bento はそれくらい簡単に使えるのです」と、タイタス氏は言います。

Bento 2 はタイタス氏にとって、柔軟性に富んだ、かけがえのない整理用ツールになっています。「Bento ではデータベースのソリューションを信じられないくらい簡単にセットアップできます。何をしたいかを Bento に伝えれば、必要に応じてプログラムを作ってくれます。データベースに関する知識はほとんど要らず、学習曲線はとても短いものです。誰にとっても、とても簡単に使えて、有能な情報整理ソリューションです。」