ユーザインタビュー

舞台技術の現場に専念し、煩雑な事務処理に FileMaker Pro を活用

国内でも屈指の規模と設備を誇るさいたま市の「彩の国さいたま芸術劇場」。演劇、落語、オペラ、バレエなど、時代の最先端をいく芸術・文化を日々発信しています。感動的な舞台を照明、音響、舞台効果の技術面で支えているのが、舞台技術スタッフ達です。技術スタッフは、公演期間中はもちろん、事前の準備やリハーサルの現場作業で大忙し。スケジュール管理など日常の管理業務には、ここ10年ほど FileMaker Pro を利用しています。さらに2007年4月、年間単位のボリュームライセンスプログラム「AVLA」が発表されてすぐに、AVLAを購入しました。劇場の運営・管理をおこなっているのは財団法人埼玉県芸術文化振興財団。事業部・グループリーダーの山海隆弘氏と主査の市川悟氏に、FileMaker Pro の活用法やAVLAのメリットについてお話を伺いました。

山海氏と市川氏は、ともに技術支援グループ（旧舞台技術課）に所属し、音響を担当しています。音響、照明、舞台の効果を芸術的かつ技術的に追求するのが舞台技術課の仕事。しかし公演を1つおこなうにしても事前の打ち合わせから千秋楽にいたるまでに、スタッフの配置、備品の手配、時間や場所の段取り、さらには備品の購入・修繕にかかるお金の管理といった莫大な事務処理を伴います。というのも彩の国さいたま芸術劇場は規模が大きく、4つあるホールに加えてけいこ場まで、舞台技術の総勢約30人のスタッフが同時進行で仕事をしているからです。さらに数キロ離れた埼玉会館の2ホールにも持ち場があるため、日々の業務スケジュールはタイトで複雑なものになっています。「私たちの仕事は技術。そうでなくても事務方の仕事が得意でない人が多いので、事務作業は FileMaker Pro を使って効率的に、と考えています」（山海氏）。

舞台技術課での FileMaker Pro の活用の歴史は古く、導入したのが1998年の春でした。きっかけは、国立劇場で FileMaker Pro を利用していた方に勧められたことだったそうです。「他の著名なデータベースソフトウェアも試してみましたが複雑で、FileMaker Pro のほうが自分にはとっつきやすかったです」と山海氏は当時を振り返ります。

FileMaker Pro を導入してまず作ったのが、公演を行うための事前打ち合わせ表でした。それまで打ち合わせ表はワープロ機で担当者がそれぞれ作成していました。FileMaker Pro の導入により、書式が定型化でき、関係者全員が打ち合わせ表を閲覧しやすくなりました。また過去のデータの検索や流用が簡単になったといいます。「予定変更の電話があったときも、電話を受けた人が FileMaker Pro に入力しておくだけで全員に周知できるので便利です」（山海氏）。その後も山海氏は課内の仲間たちの要望を取り入れながら工夫や改善を重ね、今では打ち合わせ表だけでなく、舞台技術課のさまざまな業務の管理に FileMaker Pro を利用しています。「60以上のファイルがお互いに関連付けられていて、私たちの作業手順にそってファイルを次々に効率的に開くことができるようにするなど、便利な機能がそろっているんですよ」と山海氏。主要な機能をいくつかご紹介しましょう。

打ち合わせ表の画面。公演ごとに主催者、公演団体など関係者名および連絡先、またホール利用時の具体的な段取りや備品まわり、必要書類などの入力・閲覧ができます。

技術課業務予定の画面。4つのホールとけいこ場、さらに埼玉会館にある2つのホールの使用予定および技術課スタッフ各人のスケジュールが、1日単位や週単位で確認できます。

予算執行明細書の画面。備品の購入や修繕にかかわる予算の管理に利用します。この財団では、執行伺から決議、契約、支払いまでに、購入金額によって、多いときで20から30枚の書類の起票が必要です。しかし、複雑な手続きも、FileMaker Pro の画面に沿って書類フォーマットにデータを入力し、プリントアウトすれば、必要書類がそろい、スムーズに関連部署に提出できます。また年度途中で、これまでにどれだけ予算を消化したかという累積もひと目でわかるようになっています。

これらの機能によって、スタッフひとりひとりが的確に業務を処理できるとともに、全体的な動きも掌握しやすくなりました。次ページでは発売と同時にAVLAを購入された動機や、AVLAへの期待を伺いました。